Dokumen Legal Perusahaan

P engelolaan serta manajemen dokumen legal perusahaan merupakan kegiatan yang harus dilakukan setelah menyelesaikan tahap mendirikan perusahaan, terutama perusahaan Perseroan Terbatas (PT). Dalam banyak perusahaan pada umumnya dibentuk pula divisi yang bertugas dalam mengelola dokumen legal perusahaan. Tim legal dalam divisi ini dibentuk guna melakukan pengawasan dalam segi perizinan hingga kontrak. Hal ini pun tidak terkecuali dalam pengelolaan perusahaan yang memiliki lingkup lebih besar, contohnya perusahaan group, pengawasan atau monitoring bahkan akan lebih kompleks dalam melaksanakan tugasnya.

Dokumen legal perusahaan harus dikelola secara baik sejak perusahaan mendapatkan akta pendirian perusahaan dari Menteri Hukum dan HAM. Akta pendirian perusahaan ini merupakan langkah awal perusahaan sebelum menjalankan seluruh rencana kegiatan operasionalnya. Setelah perusahaan mendapatkan pengesahan akta pendiriannya, perusahaan harus memperoleh perizinan usaha agar dapat melaksanakan kegiatan operasionalnya. Perizinan tersebut wajib terarsip dengan baik agar perusahaan dapat memperoleh berbagai perizinan lainnya. Salah satu contoh dari perizinan lainnya, yakni Tanda Daftar Perusahaan (TDP) dan Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP). Syarat agar perusahaan memperoleh TDP dan SIUP yaitu dengan memiliki SUurat Keterangan Domisili Perusahaan (SKDP).

Dokumen legal juga meliputi perihal kontrak-kontrak perusahaan yang harus dilakukan pengawasan. Legal manager perusahaan perlu memastikan kapan suatu kontrak perusahaan mulai efektif hingga waktu berakhir kontrak tersebut. Legal manager pun harus dapat menjawab segala pertanyaan dari bagian lain organisasi perusahaan bahwa hak-hak perusahaan sudah terpenuhi dan kewajibannya telah dilaksanakan.

Adapun cakupan dari pemenuhan dokumen legal perusahaan, diantaranya yaitu :

#1. Akta Pendirian Perusahaan dan Perubahannya

Langkah pertama mendirikan sebuah perusahaan PT adalah dengan membuat Akta Pendirian PT lewat Notaris. Akta pendirian terserbut merupakan langkah nyata untuk eskistensi PT. Apabila Anda memajang logo perusahaan PT di depan kantor, maka perusahaan PT Anda wajib memiliki akta pendirian perusahaan.

Dalam menjalankan kegiatan usaha, PT dapat melakukan perubahan dalam akta pendirian sesuai dengan kebutuhan perusahaan sendiri. Sebagai contoh, apabila perusahaan PT ingin melakukan penambahan modal, maka harus sebelumnya mendapat tanda tangan dari seorang Notaris guna meminta melakukan perubahan akta pendirian PT.

Badan hukum dari sebuah perusahaan PT berbentuk non-fisik, namun dapat diketahui lewat Anggaran Dasar perusahaan tersebut yang tercantum dalam akta pendirian perusahaan. Dalam anggaran dasar inilah tercantum seluruh tanggung jawab, modal, aturan-aturan, hingga hak dan kewajiban organ dalam perusahaan PT.

Perizinan Perusahaan

Perizinan ini dibutuhkan agar perusahaan dapat melakukan kegiatan operasionalnya. Perusahaan harus memiliki izin lokasi dari Bupati untuk melakukan pembebasan lahan yang digunakan sebagai pembangunan gedung pabrik atau lahan perkebunan. Izin lokasi merupakan perizinan khusus yang berhubungan dengan jenis bidang usaha perusahaan. Perizinan-perizinan yang bersifat umum diantaranya :

  • Surat Keterangan Domisili (SKDP)
  • Tanda Daftar Perusahaan (TDP)
  • Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP)
  • Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)
  • Surat Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak (SPPKP)

Selain itu, jangan lupakan untuk mengurus perizinan-perizinan yang bersifat khusus, perizinan tersebut sesuai dengan bentuk dan jenis usaha perusahaan. Perizinan-perizinan khusus diantaranya yaitu :

  • Izin lokasi untuk melakukan pembangunan atau membuka lahan perusahaaan
  • Hak kekayaan intelektual (hak cipta, hak merek, hak paten, hak desain industri) untuk melindungi logo serta produk usaha perusahaan
  • Sertifikat hak atas tanah untuk melindungi properti perusahaan
  • Izin Mendirikan Bangunan (IMB)
  • Izin Usaha Perkebunan (IUP) atau Izin Usaha Industri (IUI)
  • Angka Pengenal Importir jika perusahaan melakukan kegiatan import
  • Pengesahan peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama guna mengatur ketenagakerjaan jika perusahaan memiliki jumlah karyawan 10 atau lebih
  • Wajib lapor tenaga kerja
  • Izin mempekerjakan tenaga kerja asing dan rencana penggunaa tenaga kerja asing apabila perusahaan menggunakan tenaga kerja warga negara asing.

Dalam bentuk idealnya, perusahaan memiliki sebuah daftar perizinannya sendiri. Hal ini diperlukan untuk pengawasan, yaitu agar masing-masing perizinan dapat dipantau terutama jangka waktu efektif. Hal tersebut dapat mencegah perusahaan terkena sanksi dan denda atas izin-izin yang telah berakhir jangka waktu berlakunya.

Kontrak – Kontrak Perusahaan

Kontrak atau perjanjian merupakan perbuatan hukum, di mana dua pihak mengikatkan diri dengan diri untuk melaksanakan hak dan kewajibannya sesuai isi kontrak yang disetujui. Secara hukum, kontrak yang sah akan berlaku layaknya aturan hukum bagi para pembuatnya. Pihak yang menandatangani kontrak patut melaksanakan kontrak dan dapat dituntut secara hukum apabila mengabaikan hak dan kewajiban sesuai yang tertera dalam kontrak perjanjian. Kontrak dapat berlaku secara hukum dengan mengacu pada pasal 1320 Kitab Undang-undang Hukum Perdata (KUHPerdata), yakni :

1. Kata Sepakat

Sebuah kontrak mensyaratkan adanya minimal dua pihak yang saling memberikan kesepakatan mengenai hak dan kewajiban yang diperjanjikan. Sebagai contoh, jika pihak 1 sepakat memberikan pekerjaan jasa untuk pihak 2, sementara pihak 2 sepakat untuk membayar biaya jasanya.

2. Kecakapan Para Pihak Pembuat Kontrak

Para pihak yang menandatangani kontrak harus memenuhi kualifikasi secara hukum, yaitu sudah dewasa (berusia 21 tahun), dan persyaratan lainnya sesuai hukum.

3. Suatu Hal Tertentu

Obyek perjanjian, yaitu hak dan kewajibannya, harus definitif dan jelas, dan bukan sekedar angan-angan tetapi harus dapat direalisasikan.

4. Sebab yang Tidak Bertentangan

Obyek yang diperjanjikan tidak bertentangan hukum, tidak bertentangan dengan kesusilaan dan tidak melanggar ketertiban umum yang berlaku.

Kegiatan perusahaan biasanya melibatkan kerja sama dengan banyak pihak serta dalam prakteknya sebuah perusahaan mempunyai beragam kontrak. Diantaranya adalah kontrak kerja dengan karyawan dan kontrak kerja sama dengan vendor pengangkutan. Kontrak kerja sama dengan vendor pengangkutan ini melingkupi kegiatan operasional supplier, joint venture, kontraktor, dan outsorcing.  Kontrak-kontrak ini wajib diawasi oleh pihak perusahaan.

Dalam melakukan pengawasan terhadap kontrak-kontrak tersebut, pada umunya perusahaan memiliki daftar kontrak-kontrak perusahaan. Daftar tersebut digunankan untuk mengetahui hak dan kewajiban perusahaan terhadap pihak lain terkait waktu efektif dan berakhirnya kontrak. Hal ini bertujuan untuk menagih hak atau melaksanakan kewajiban, dan menghindari perusahaan dari gugatan hukum pihak lain.